SIKLUS PPEPP DALAM SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI)
SEKOLAH TINGGI MULTI MEDIA
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Sekolah Tinggi Multi Media Yogyakarta dilaksanakan melalui siklus berkelanjutan yang dikenal dengan PPEPP,
yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar Mutu. Siklus ini memastikan bahwa seluruh standar mutu yang telah ditetapkan dapat dicapai, dipertahankan, dan ditingkatkan secara konsisten.
1. Penetapan (P)
Tahap penetapan merupakan proses perumusan dan pengesahan standar mutu yang menjadi acuan dalam penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi. Standar mutu di Sekolah Tinggi Multi Media Yogyakarta telah disusun mengacu pada:
a) Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti);
b) Visi, misi, dan tujuan institusi,
c) Kebutuhan industri kreatif dan multimedia.
Standar tersebut telah terdokumentasi dan dipublikasikan melalui website resmi institusi, sehingga dapat diakses oleh seluruh pemangku kepentingan. Penetapan standar dilakukan melalui mekanisme formal seperti rapat pimpinan dan pengesahan oleh pimpinan institusi.
Dokumen bukti yang menunjukkan bahwa standar mutu memang resmi ditetapkan dan disahkan:
a. SK Ketua tentang Penetapan Standar SPMI
b. Dokumen Standar Mutu (misal: Standar Pendidikan, Penelitian, PKM, dll.)
– Standar Pendidikan
– Standar Penelitian
– Standar Pengabdian kepada Masyarakat (PkM)
c. Manual SPMI / Kebijakan Mutu
d. Notulen rapat penetapan standar
e. Bukti publikasi standar (website institusi)
f. Renstra (Rencana Strategis) sebagai dasar penurunan standar
2. Pelaksanaan (P)
Tahap ini merupakan implementasi dari standar mutu yang telah ditetapkan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Seluruh unit kerja, program studi, dan dosen melaksanakan kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai standar. Contohnya:
a) Pelaksanaan pembelajaran berbasis kurikulum yang telah distandarkan;
b) Pelaksanaan penelitian dosen sesuai roadmap penelitian;
c) Pengabdian kepada masyarakat berbasis keahlian multimedia. Pelaksanaan kegiatan selalu didukung oleh dokumen seperti SOP, pedoman akademik, dan instruksi kerja.
Evidence Implementasi yang menunjukkan bahwa standar benar-benar dijalankan, bukan hanya dokumen, diantaranya:
a. RPS (Rencana Pembelajaran Semester) sesuai standar
b. SOP/Instruksi Kerja setiap layanan
c. Laporan kegiatan tridharma (pendidikan, penelitian, PKM)
d. Kontrak kinerja dosen/pegawai
e. Jadwal kuliah, presensi, dan log aktivitas pembelajaran
f. Bukti penggunaan LMS atau media pembelajaran
3. Evaluasi (E)
Evaluasi dilakukan untuk menilai kesesuaian antara pelaksanaan dengan standar yang telah ditetapkan. Evaluasi dilakukan secara berkala melalui:
a) Audit Mutu Internal (AMI);
b) Monitoring dan evaluasi (monev);
c) Survei kepuasan mahasiswa, dosen, dan pengguna lulusan .
Adapun hasil evaluasi digunakan untuk mengidentifikasi Kesesuaian (compliance), Ketidaksesuaian (non-conformance), dan Peluang perbaikan. Evidence Monitoring & Assessment yang menunjukkan adanya penilaian terhadap pelaksanaan standar diantaranya:
a. Laporan Audit Mutu Internal (AMI) Siklus 1 (2024), Siklus 2 (2025)
b. Instrumen audit/checklist evaluasi
c. Laporan Monitoring & Evaluasi (Monev)
d. Hasil survei kepuasan (mahasiswa, alumni, pengguna lulusan)
e. Rekap evaluasi pembelajaran
f. Berita acara pelaksanaan evaluasi
4. Pengendalian (P)
Pengendalian merupakan tindak lanjut dari hasil evaluasi untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian dapat diperbaiki dan tidak terulang. Tindakan pengendalian meliputi:
a) Penyusunan rencana tindakan korektif ;
b) Monitoring pelaksanaan perbaikan;
c) Penegakan kepatuhan terhadap standar .
Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran berperan aktif dalam mengawal proses ini bersama pimpinan Sekolah Tinggi multi Media.
Evidence Tindak Lanjut yang menunjukkan bahwa hasil evaluasi ditindaklanjuti secara sistematis, yaitu:
a. Rencana Tindak Lanjut (RTL) hasil AMI
b. Form tindakan korektif & preventif
c. Notulen rapat pembahasan hasil audit
d. Bukti monitoring penyelesaian temuan
e. Surat instruksi perbaikan dari pimpinan
(Link dokumen ada di website STMM)
5. Peningkatan (P)
Tahap peningkatan bertujuan untuk meningkatkan kualitas standar mutu secara berkelanjutan (continuous improvement). Berdasarkan hasil evaluasi dan
pengendalian, institusi melakukan:
a) Revisi dan pengembangan standar mutu;
b) Inovasi dalam proses pembelajaran dan layanan akademik;
c) Penyesuaian
dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan industri multimedia. Peningkatan ini menjadikan standar mutu tidak statis, tetapi terus berkembang sesuai tuntutan zaman. Evidence Continuous Improvement yang menunjukkan adanya peningkatan kualitas secara nyata, yaitu :
a. Revisi standar mutu (versi lama vs baru)
b. Pembaruan kurikulum
c. Inovasi pembelajaran (misal: project-based multimedia)
d. Peningkatan capaian IKU/IKT
e. Benchmarking atau kerja sama industri
f. Program peningkatan kompetensi dosen